業績三倍勝！微軟職級最高台灣人蔡恩全　一天只收三次信、拒絕多工

• 【獨家線上課程】8項高效管理技巧、8項高效經理人愛用工具，微軟前大中華區副總裁的實戰智慧>>

光鮮亮麗的董總級人物，不少人私底下本性卻極其內向、害羞，但他們為何能跌破眾人眼鏡，在人群中脫穎而出？微軟前大中華區副總裁蔡恩全，正是其中一例。

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蔡恩全

• 出生／1961年
• 現職／企業顧問
• 學歷／國立清華大學電機工程學系
• 經歷／微軟大中華區副總裁、台灣微軟總經理、惠普客戶支援工程師

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他在性格測驗被歸類為穩定、保守的無尾熊，曾自我懷疑無法在充滿老虎的外商叢林裡存活，甚至坦言，「外商的競爭文化，我打從心底不喜歡。」初當主管時，也曾被老闆暗示過於溫和、難成氣候，提醒他要強勢一點。

沒想到，這位容易臉紅、一開始英文不溜的軍人小孩，成為台灣微軟任期最久的總經理，不僅任內創下三倍勝的業績成長，甚至成為微軟職級最高的台灣人。

這一段跌破眾人眼鏡的長征之旅，蔡恩全陸續化為兩個系列的線上課程，在「天下學習」網站與大家分享，並成為最暢銷的課程，影響超過萬人。近期，《天下雜誌》出版蔡恩全新書《高效經理人的管理備忘錄》，從他的時間管理，可以看出「無尾熊」做事的頂真與專注，以下是新書摘要：

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時間管理是我修復自己，以及能在充滿挑戰的環境走得更遠的方法。簡單說，我是個工作及生活都離不開行事曆的無尾熊型經理人。

公司有商業節奏，經理人也應該要有自己的工作節奏。如果以週為單位，我習慣在週日晚上準備下一週的工作計劃。

因為每週一上午10點，我都要和德國籍主管開會，如果沒有事先準備，我容易失去對話的主導權。所以，我都會在週日晚上提前工作。例如，先想好隔天早上十點要談什麼議程、達成哪些目的，連預備發送的一對一會議議程信件，都在週日晚上提前寫好，運用「定時發送」功能，在週一上午9點45分準時發出。

提早規劃，就能領先別人

我這麼做的理由很簡單，因為我不喜歡surprise（驚喜），更不喜歡被別人追著走，也因為我提早準備，所以不僅能用自己的步調做事，還走在別人前面。

從月計劃、週計劃到日計劃，我都會用不同顏色顯示，並在每天下班前檢視。

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淡綠色表示「一般經常性會議」、黃色代表「提醒」、紅色則是「重要」（critical reminders）。因為經常要出差，我以灰色註記「差旅交通」。在會議與會議之間，不能只靠秘書安排行程，連交通時間都要事先算好，保留在行事曆上，這是我做事謹慎的一面。

每天下班前，我會再看一次行事曆，判斷隔日工作的優先順序，將未完成的事重新設定執行時間，這樣回家後就沒有太多牽掛，因為我已經把每一天時間都安排得非常細緻。

我也習慣預先規劃一整年的年度計劃，這源於微軟從總部到分公司都貫徹的公開透明原則。

總部年初會公布年度會議及主要活動的時間表，例如1月下旬召開全球年中績效評核大會、7月的開年會議，以及每個季度的營運會議等。經理人每年年初制定計劃時，各級主管和秘書都要把全年「固定舉行的會議」，預先註記在自己的行事曆中。

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每年登錄必定會發生的事情之外，每季微調亦是時間管理重要一環。除了工作，我建議經理人將家庭活動的安排，也保留在行事曆中，像年度家庭出遊計劃，或家人的重要日子，如生日、紀念日、畢業典禮等。

我運用Outlook登錄商業上與他人有關的行程及活動安排，而需要較長時間關注或比較私密的個人事務，我喜歡手寫下來，放在辦公桌的顯眼處。

從在惠普當工程師開始，我養成一個習慣：拿一張A4紙、用觸感圓潤的鋼筆，寫起來字跡流暢，思緒不中斷地記下我的「優先順序清單」。

這份清單，記錄的是我得親自關注的工作、他人請託，還有我心中的擔憂。通常不會超過7到8項。當我將待辦清單「可視化」後，我就會想辦法一一做完。完成後大筆一揮，直接槓掉。

4個方法，重拾高度專注力

許多工作者都會有「多工迷思」，但我的經驗告訴我，一心多用，其實不一定會節省時間，有時反而降低效率。

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時間管理的另一個重點在於能否「專心專注」，因為專心專注決定了效率高低。

在此，也分享我在工作中重拾專注力的4個方法。

方法1：須專心時，到另一個空間工作。換個環境，暫時謝絕可能的同事、客戶請託。可行的話，申請公司內的會議室、電話室作為個人作業使用，或是到公司附近的咖啡廳，找個角落邊喝咖啡邊工作，亦能阻絕外在干擾，專心做事。

方法2：開會不接電話，專注會議。部門會議往往多達10到20人開會，時不時有手機鈴響、短訊、電郵的通知聲，大家各自接電話、看信箱，這些都會耗損其他人的時間與注意力。

因此，部門會議時，我要求絕對的專心，不然就別進來。到了宣布重要主題時，我還會要求與會成員將電腦闔上，每個人都要全神貫注在眼前的講者與講題。

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方法3：一天只收三次email，有急事就打電話。我強迫自己只能在上午、下午、晚上騰出一個時段，專心各看一次信箱。一天就看這3次，把其他時間空出來，專心處理事務。

email的目的，是為了溝通不太緊迫、重要的事。真正緊急且必須馬上處理的工作，應該打電話，這樣才能即時反映，不延誤時機。事實證明，即使我不隨時看email和訊息，也從來沒漏掉過什麼真正的大事。

方法4：提早上班，處理要務。微軟的多數員工都是9點半上班，除非我前一天熬夜太晚，通常8點左右，我就會抵達公司，集中心力處理當天最重要的挑戰，像是回覆關鍵信件、閱讀重要的報告。

這是我節省時間很重要的一個方法，因為到9點半之前，公司人都很少，在安靜的環境下專心做事、效率很高。至於每天晚上下班前，我會檢視今天尚未做完的事，安排在未來幾天的行事曆中，再放心回家。 （責任編輯：吳廷勻）