摘要：随着我国信息技术的不断发展，高校在进行学籍档案整理时也要全面推进电子化档案管理工作，这样不仅能够完善教务管理系统，也能够充分地发挥电子档案的应有作用。本文主要围绕基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档展开分析和论述，首先介绍当下高校学籍档案电子归档工作的现状，然后分析高校学籍档案电子归档的范围，最后提出基于教学管理系统之下完善高校学籍档案电子归档工作的有效途径。
关键词：教务管理系统；高校学籍档案电子化归档；存在问题；有效途径
不可否认，随着我国信息化的发展趋势，高校在进行学籍档案管理时，必须要推进电子化归档才能够符合时代的发展趋势，并且全面提升学籍档案管理工作的效率和质量，但是当下高校在进行学籍档案管理时存在的一些问题，影响到了管理的效果，因此结合当下教务管理系统的大背景，有必要推进高校学籍档案电子化归档工作，通过采取有效举措，保证学籍档案电子化归档工作有条不紊推进。
一、高校学籍档案管理的现状分析
在教务管理系统之下，高校在进行学籍档案管理时存在的一些问题，主要表现在以下三个方面：
（一）信息化的水平相对较为落后
部分高校在进行档案管理时缺乏对信息化技术的应用，导致了信息化管理的水手段较为落后，高校在进行教学管理时，虽然使用了教务管理系统办公自动化等现代信息技术，但是在进行档案管理时信息化的应用程度却相对较低，往往是采用着传统的手工管理方式，不仅工作效率低而且容易出现误差，造成数据的丢失，影响到了学生们的档案的全面性。
（二）学籍档案的管理存在着分散的现象
在进行学籍档案管理时，由于涉及到的部门相对较多，如果不能够加强部门之间的协调，就会造成档案分散管理的现象，影响到了学籍档案的电子化归档工作，比如说本、专科学生入学时的基本信息、学籍信息的异动变更、成绩的记录等都由教务处负责，而研究生的一些基本信息则由研究生院负责，这样就会造成了学籍档案的分散管理，导致了档案馆在进行档案收集时往往出现不及时地现象，甚至各个部门之间缺乏有效沟通，反而相互独立造成了信息孤岛，不能够很好地推进学籍档案的电子化归档工作。
（三）电子化归档工作发展较为缓慢
虽然高校已经意识到推进电子化归档工作是必然，但是该项工作启动比较缓慢，依然采用传统的方法进行归档工作，这样就会造成电子化归档工作严重滞后，难以在整个数字校园环境之下加强对学籍信息的电子化归档工作，尤其会造成大量的历史信息滞留在业务的系统范围之外。
二、加强对高校学籍档案电子化归档范围的确定
为了有效地开展高校学籍档案电子化归档工作，有必要明确档案电子化归档的范围：
（一）学籍信息的有效采集
在进行电子化归档的过程当中，首先要对学籍信息进行采集，这就需要档案馆与各个管理部门进行有效地沟通和交流，能够将学生们的学籍信息以及相关的电子文档统一生成档案，确保对学籍信息的统一采集和管理，为电子化归档工作做好前期准备工作。这就需要进一步统筹和部署各个部门之间的数据交换的标准，保证标准的统一性，建立在线和离线两种方式。一种，在线收集，需要建立相关的信息系统以及管理系统，然后通过数据交换的接口进行数据的推送；另一种是离线方式，需要对数据包进行统一的下载，然后完善信息后统一上传到档案管理系统当中。
（二）要明确学籍电子化归档的相关内容
为了更好地推进学籍的电子化归档工作，需要进一步明确归档的相关内容，通过界定和明确规定的内容，严格的按照规范化的流程来进行操作，保证内容的全面性。比如要进一步界定学籍电子文件中各个阶段的业务内容以及电子文件的内容和范围，尤其要加强对文件的元数据内容、结构属性等其他的方面制定统一的标准，才能够保证电子化归档工作更加规范化和标准化。通过制定出进行电子化归档的相关材料目录清单，更好地指导电子化归档工作的开展。
（三）要明确电子化归档的相关格式
高校在推进学籍档案电子化归档的建设过程当中首先要明确规定的格式，这样才能够真正的取代传统的纸质学籍档案。同时，需要教务系统之内统一的对学籍的相关信息进行收集、录入、整理并且编订成册，在进行归档时要充分地结合内容结构以及背景信息等制定出更加真实、完整、全面的格式，避免在进行档案管理时出现了标准不一致的现象，影响到整体归档的效率和质量。
三、全面推进高校学籍档案电子化归档工作的有效措施分析
为了加快高校学籍档案电子化归档工作的建设步伐，在明确了电子化归档的范围之后，要开展强有力地举措，保证高校学籍档案电子化归档工作有条不紊开展，具体而言，应该做到以下几个方面：
（一）要全面制定学籍档案管理的相关数据标准
在进行电子化归档的过程当中，必须要对源数据进行标准化的界定，其中元数据文件一定要包括单位的名称、电子文件号、责任人、正题名、主题词、日期、抄送秘密级别以及附件等各类信息，一定要保证归档信息的全面性，另外，如果有附件也需要进行归档和整理工作。通过对原数据制定出统一的标准，能够保证高校的学习档案管理工作具备相关的要求，可以结合国家档案局的数字档案馆建设指南来规范电子文档的格式样式以及整理的要求等。同时必须要结合学校的自身状况，档案馆要加强与学籍管理部门的沟通和交流，制定出一整套的学籍档案元数据标准，以便对各种数据进行录入，既保证了数据库的总体质量，也能够对数据进行规范化标准化的加工，全面加强对各种数据的有效控制检索，并且实现共建和共享。
（二）要制定档案化的标准接口
在制定了原文件标准之后，要加强对数据的实时归档工作。可以借助于关键性的技术来创建档案化标准接口，这一接口既可以进行信息的发送，也可以进行数据的迁移，从而实现对归档数据的档案化处理，接口可以分为两个部分。第一，是教务系统内的学生信息和元数据，传输到档案信息当中；第二则是将学籍电子文档通过教务系统推送到服务器当中，才能够真正的发挥档案的应有作用，保证实现对各种电子文件的有效传输，既加强了档案管理的规范性，也能够充分发挥电子档案归档的应有效果，充分发挥档案的应有价值，推进高校的进一步发展。
（三）要形成电子学籍档案
在制定了标准并且制定接口之后，要真正的形成电子学籍档案，应该结合实际的需要制定出学籍归档的模板，然后才能够进行数据的填充。通过严格按照学籍归档模板进行学生的电子档案的制作，经过保证电子档案内部信息的全面性，也能够进一步提升电子化归档的标准化水平。另外在进行电子学籍档案形成时一定要包括学生的信息、电子学籍文件、元数据的相关属性及背景信息和过程信息等多个方面。另外为了发挥电子档案的应有作用，需要利用接口程序将电子学籍档案进行二次的补录，以保证档案的全面性。通过将学籍档案进行电子化归档，不仅能够加强对档案的管理，也能够实现对各种学籍档案信息的资源共享，便利于远程查询，这样能够提高高校对学生信息的管理。另外为了保证电子档案的数据的安全性，需要在进行形成电子学籍档案的过程当中，采取加密或者是设置密码，进行操作等相关的办法来保证电子学籍档案电子化归档工作的安全性和科学性。另外，学校要加强对该项工作的重视，能够完善相关的软硬件条件，为推进电子学习档案建设提供更加优质的环境，保证各项工作有条不紊的开展。
四、总结
在教务管理系统之下，高校学籍档案管理工作出现了一些问题，比如信息化手段不高、学籍档案出现了分散管理的现象以及电子化归档工作起步较缓慢，结合这些问题，必须要进一步明确高校学籍档案电子化归档的范围，然后采取有效地途径，比如制定科学规范的档案管理标准，加强制定规范化的档案标准接口，同时形成电子学籍档案，从而全面推进高校学籍档案电子化归档工作的开展。
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作者:夏妍 单位:江西经济管理干部学院
